Systemy operacyjne i sprzęt

Systemy operacyjne

FACSys pracuje pod kontrolą systemu operacyjnego Microsoft Windows Server 2000, 2003 lub 2008.

Karty faksowe

FACSys obsługuje karty faksowe Dialogic z interfejsami w wersji analogowej, ISDN BRI i PRI. Wspierane są karty faksowe z rodziny Brooktrout, Eicon Diva Server oraz rozwiązania Fax-over-IP.

Architektura klient-serwer

FACSys został zaprojektowany w architekturze klient-serwer. Wszystkie zadania związane z obsługą wysyłanych i odbieranych faksów wykonywane są na serwerze. Jedynym wyjątkiem jest przetwarzanie dokumentów na postać graficzną (ang. rendering), które może odbywać się zarówno po stronie serwera, jak i klienta.

System otwarty, oparty na uznanych standardach

Oprogramowanie FACSys zostało napisane z uwzględnieniem uznanych standardów przemysłowych w zakresie protokołów faksowych oraz integracji z pocztą elektroniczną. FACSys obsługuje interfejs programistyczny API - Active Fax Messaging SDK (AFM SDK) - który pozwala na integrację serwera faksowego z aplikacjami zewnętrznymi. Dostęp do AFM SDK jest możliwy również za pośrednictwem Web Service.

Wsparcie dla wszystkich ważnych środowisk

Serwer FACSys może monitorować kolejki wybranych drukarek systemu Windows i Novell NetWare. Może reagować na zaszyte w strumieniu wydruku sekwencje sterujące (ang. embedded codes), dzięki czemu wydruk można automatycznie skierować pod numer faksu i określić parametry jego transmisji (np. godzinę wysłania). Metoda ta pozwala także na wysyłanie faksów z dowolnego systemu operacyjnego np. Unix, czy AS/400.

Integracja z produktami firm trzecich

Producent oprogramowania FACSys - emFAST - współpracuje z wieloma producentami oprogramowania nad integracją serwera FACSys z produktami zewnętrznymi, w tym m.in. z systemami przetwarzania dokumentów, obiegu dokumentów, poczty elektronicznej i pracy grupowej.

Uwzględnienie taryf telekomunikacyjnych

FACSys pozwala na zdefiniowanie i w efekcie omijanie godzin największego ruchu, wysyłanie faksów w zależności od nadanego priorytetu, wysyłanie w czasie wysokiej lub niskiej taryfy telekomunikacyjnej. Każdemu użytkownikowi z osobna można zablokować możliwość wysyłania w godzinach szczytu.

Równoważenie obciążenia

Instalacja wielu serwerów FACSys pozwala na uzyskanie rozłożenia obciążenia pomiędzy serwerami.

Odporność na awarie

System faksowy można tak skonfigurować, by w razie jakiejkolwiek awarii wszystkie faksy przychodzące były przekierowywane na urządzenia faksowe. Instalacja wielu serwerów FACSys i zgrupowanie ich w obrębie jednej farmy serwerów faksowych pozwala na uzyskanie wysokiej niezawodności. W przypadku awarii jednego z serwerów, użytkownicy mogą korzystać w sposób niezakłócony z pozostałych serwerów. Monitorowanie serwerów faksowych jest możliwe za pomocą FACSys Monitoring Service. Przy wykorzystaniu integracji z pocztą elektroniczną za pośrednictwem FACSys SMTP Connector, uzyskujemy odporność na awarie a użytkownicy nie odczuwają skutków zaistnienia ewentualnej awarii skutkującej wyłączeniem któregoś z serwerów.

Raporty i zdarzenia systemowe

Obok szczegółowych raportów z pracy serwera faksowego, FACSys wykorzystuje standardowy dziennik zdarzeń systemowych (ang. event log) Windows do zapisywania ważnych operacji. Administratorzy mogą włączyć opcję logowania wszystkich operacji serwera w celu analizy i/lub diagnostyki błędów.

Progi alarmowe

Administrator może ustawić progi (np. niewystarczająca ilość miejsca na dysku, czy zbyt duży procent zerwanych połączeń), których przekroczenie, spowoduje wygenerowanie alarmu i powiadomienie. Może też ustawić automatyczne kasowanie z archiwum faksów, które są starsze niż zadany przedział czasowy.

Powiadomienia administracyjne

Przekroczenie progu alarmowego powoduje, w zależności od ustawień, wysłanie wiadomości do administratora pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem usługi posłańca (ang. messenger service) oraz wpis do dziennika zdarzeń systemowych (ang. event log).

Autoryzacja użytkowników i bezpieczeństwo

Serwer FACSys rozpoznaje użytkowników wykorzystując standardową procedurę autoryzacji użytkowników systemu Windows. Użytkownicy logują się do systemu operacyjnego i nie muszą dodatkowo autoryzować się na serwerze faksów.

Metody odbierania faksów

FACSys wspiera następujące metody rozpoznawania adresatów odebranych faksów (dozwolona jest też dowolna kombinacja poniższych metod):

• ISDN DDI (direct dialling in)
• DTMF (dual-tone multi-frequency)
• kody kreskowe (Barcodes)
• OCR (Optical Character Recognition)
• CSID (call subscriber ID) lookup table
• przekierowanie przez operatora
• wybór linii faksowej

Przekazywanie faksów do odbiorców

Faks może zostać dostarczony adresatowi w postaci:

• wiadomości faksowej dostępnej poprzez klienta FACSys
• maila wraz z załącznikiem zawierającym treść faksu
• wydruku na drukarce sieciowej
• faksu przekierowanego na inne urządzenie faksowe
• dokumentu w systemie Sharepoint

Bramy do systemów poczty elektronicznej

Standardową cechą serwera faksowego FACSys jest możliwość dodania bramy systemu poczty elektronicznej, co pozwala użytkownikom na wysyłanie i odbieranie faksów poprzez klienta poczty. Na pojedynczym serwerze można zdefiniować jedną lub więcej bram.
FACSys jest w pełni zintegrowany z następującymi wykorzystującymi protokół SMTP, w tym Microsoft Exchange, Lotus Notes, Novell GroupWise. Posiada również dodatkowe moduły łączące z SAP/R3 oraz urządzeniami MFP, takimi jak HP Digital Snder, Sharp OSA, Canon, Ricoh oraz Xerox.

Integracja z systemem Office

FACSys pozwala na integrację z systemem Microsoft Office. Odpowiednie komponenty pozwalają na integrację zarówno od strony serwerowej (Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint), jak i od strony klienckiej (Microsoft Outlook, Microsoft InfoPath)

Możliwość wykorzystania urządzeń MFP

Współczesne urządzenia wielofunkcyjne (MFP) są najczęściej wyposażone w ciekłokrystaliczny panel sterowania i umożliwiają wysyłanie skanowanych dokumentów faksem pod wskazany numer. Dokument jest kierowany do serwera FACSys i wysyłany drogą faksową do adresata.

Obsługa numerów w postaci kanonicznej

Serwer obsługuje kanoniczną postać numerów telefonicznych. Serwer faksów analizuje podany przez użytkownika numer docelowy i, w zależności od ustawienia, nawiązuje połączenie lokalne zamiejscowe lub międzynarodowe.
Dzięki temu użytkownicy znajdujący się w różnych miastach, a nawet krajach, mogą korzystać ze wspólnej książki adresowej bez konieczności dokonywania jakichkolwiek zmian w konfiguracji.

Reguły wybierania numerów telefonicznych

Rozszerzeniem obsługi postaci kanonicznej jest możliwość tworzenia reguł wyboru określonych numerów telefonicznych i zastępowania numerów kierunkowych, np. gdy numer kierunkowy do tej samej miejscowości jest inny w zależności od miejsca, z którego jest wybierany.
Przedrostek i przyrostek dodawane przy wybieraniu numeru można przydzielić każdemu użytkownikowi z osobna.

Blokowanie numerów telefonicznych

Określone numery telefoniczne lub numery kierunkowe mogą zostać w całości zablokowane, dzięki czemu, uzyskujemy pewność, że serwer nie będzie próbować nawiązywać z nimi połączenia.

Wykorzystanie zaszytych sekwencji sterujących i monitorowanie kolejek drukarek

Serwer FACSys może monitorować kolejki wybranych drukarek systemów Windows i Novell NetWare i reagować na zaszyte w strumień wydruku sekwencje sterujące (ang. embedded codes).
Metoda ta pozwala na wysyłanie faksów z aplikacji dowolnego systemu operacyjnego np. DOS, Windows, Unix, czy AS/400.

Administrator

Program FACSys Administrator

FACSys Administrator to aplikacja instalowana na stacjach roboczych, służąca do zdalnej administracji serwerami FACSys. Konfiguracja serwerów dostępna jest w postaci drzewa. Program umożliwia m.in. konfigurowanie serwera, urządzeń faksowych i bram do poczty elektronicznej, dodawanie licencji, zarządzenie użytkownikami.

Domyślna konfiguracja urządzeń faksowych

Serwer FACSys ma zdefiniowaną domyślną konfigurację dla każdego urządzenia faksowego, dzięki czemu nakład pracy potrzebny na dodanie dowolnego sterownika do serwera jest minimalny.

Monitorowanie urządzeń

Konsola FACSys Administrator pozwala na monitorowanie stanu wszystkich urządzeń faksowych w systemie.

Testowanie reguł wybierania numerów telefonicznych

Administrator ma możliwość testowania reguł wybierania numerów telefonicznych. Na podstawie numeru podanego przez administratora, program podaje dokładną sekwencję wybierania generowaną przez serwer.

Konto administratora

Administratorem serwera FACSys może być jeden lub więcej użytkowników. Administrator ma pełne prawa do wykonywania operacji na serwerze m.in. dokonywania zmian w konfiguracji serwera, kart faksowych i zarządzania użytkownikami. Prawo do administracji można przydzielić użytkownikowi poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w profilu użytkownika.

Prawa użytkowników

Szczegółowe prawa użytkowników pozwalają administratorowi na dokładne zdefiniowanie profilu użytkownika.

Automatyczne tworzenie użytkowników

Przed wysłaniem faksu, FACSys weryfikuje, czy nadawca znajduje się w bazie użytkowników i czy ma prawo wysłania faksu. Bazę użytkowników serwera FACSys administrator może utworzyć ręcznie, dokonując synchronizacji z systemem poczty elektronicznej (przy użyciu FACSys SMTP Connector) lub może zaznaczyć opcję automatycznego dodawania użytkowników do bazy w chwili wysłania przez nich pierwszego faksu.

Szablon domyślnych uprawnień użytkowników

Nowi użytkownicy tworzeni przez administratora lub dodawani automatycznie, otrzymują domyślne uprawnienia określone w szablonie, który może być dowolnie modyfikowany przez administratora.

Zatwierdzanie wysyłanych faksów przez menedżera

Administrator może nadać użytkownikowi obowiązek potwierdzania wysyłanych faksów przez jego menadżera. Faksy wymagające potwierdzenia najpierw trafiają do skrzynki menedżera, który może je zatwierdzić do wysłania lub zwrócić nadawcy.

Drukowanie potwierdzeń

Można włączyć opcję drukowania potwierdzeń wysłania wszystkich faksów wraz z ich treścią, w zmniejszonej postaci: po szesnaście stron na stronie A4.

Definiowanie formy potwierdzeń

Komunikaty z potwierdzeniami wysłania lub nie wysłania faksu, wysyłane na stację użytkownika, można przystosować do dowolnej wersji językowej i środowiska. Administrator może zdefiniować postać potwierdzeń wykorzystując w nich pola faksu.

Wyczerpujące raporty

Program FACSys Administrator zawiera kilka predefiniowanych raportów z pracy serwera m.in. raport obejmujący wszystkie faksy wysyłane i odbierane wraz z numerami docelowymi, raport aktywności użytkowników, raport z pracy urządzeń. Raporty mogą być wyświetlane na ekranie lub drukowane.

Synchronizacja profili użytkowników z pocztą elektroniczną

Serwer FACSys pozwala na synchronizację bazy użytkowników z systemem poczty elektronicznej. Operacja synchronizacji pozwala na utworzenie lub uaktualnienie danych tysięcy użytkowników w sposób całkowicie zautomatyzowany.

Klient

Program FACSys Desktop

FACSys Desktop to aplikacja instalowana na stacjach klienckich. Jej interfejs zbliżony jest funkcjonalnie do klienta poczty elektronicznej. Program umożliwia wysyłanie faksów i odczytywanie przychodzących faksów, przekazywanie faksów innym użytkownikom, tworzenie książek adresowych i zarządzanie stronami tytułowymi.

Możliwość instalacji poprzez Microsoft SMS

Administratorzy mogą automatycznie instalować FACSys Desktop na stacjach klienckich za pomocą oprogramowania Microsoft System Management Server.

Intuicyjny interfejs użytkownika

FACSys Desktop ma interfejs zbliżony funkcjonalnie do klienta poczty elektronicznej.

Możliwości wysyłania faksów

Oprogramowanie FACSys pozwala użytkownikom na wysyłanie faksów w możliwie najwygodniejszy dla nich sposób, m.in.

• bezpośrednio z klienta FACSys
• poprzez pocztę elektroniczną
• poprzez wydruk na pseudo-drukarkę
• przez przeglądarkę WWW
• poprzez interfejs DDE

Priorytet i czas wysłania faksu

Wysyłając faks, użytkownik może określić datę i godzinę jego wysłania oraz jego priorytet.

Wspierane typy załączników

Użytkownicy klienta FACSys mogą wysyłać faksy z następującymi załącznikami w postaci graficznej oraz natywnych dokumentów, m.in. Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint oraz Adobe Acrobat.

Wybór stron tytułowych

Każdy faks wysyłany przez użytkowników może być (w zależności od konfiguracji) opatrzony stroną tytułową zawierającą pola adresowe, grafikę i inne informacje tekstowe.
Użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą również tworzyć własne (lub wspólne dla grupy użytkowników) strony tytułowe za pomocą aplikacji FACSys Cover Page Editor.

Książki adresowe

Każdy użytkownik może utworzyć własną książkę adresową. Użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą również zarządzać, dostępną dla wszystkich książką, umieszczoną na serwerze.
Każda książka adresowa może mieć strukturę hierarchiczną, co pozwala na grupowanie adresatów. Wartości wszystkich lub wybranych pól z książki adresowej są automatycznie umieszczane na stronie tytułowej.

Połączenie ze źródłami ODBC i listami MAPI

Użytkownicy mogą poprzez aplikację kliencką podłączać się do zewnętrznych źródeł danych poprzez ODBC np. do bazy SQL. Dane z tablic, dostępne tylko do odczytu, są odwzorowywane na pola adresowe klienta i mogą być następnie użyte do adresowania faksów.

Import i eksport danych adresowych

Klient FACSys pozwala na automatyczne importowanie i eksportowanie danych adresowych zawartych w plikach tekstowych

Odczytywanie odebranych faksów

Aplikacja FACSys Fax Viewer instalowana (wraz z FACSys Desktop) na stacji klienckiej, pozwala użytkownikom na oglądanie zawartości wysłanych i odebranych faksów. Umożliwia ona powiększanie fragmentów faksu, odwracanie stron, a także dodawanie krótkich komentarzy.

Potwierdzenia

Użytkownicy wysyłający faksy poprzez serwer FACSys otrzymują potwierdzenia dostarczenia lub nie dostarczenia faksu pod docelowy numer. W zależności od konfiguracji, potwierdzenia są wysyłane pocztą elektroniczną lub usługą posłańca (ang. messenger service).

Automatyczne ponawianie transmisji

FACSys automatycznie ponawia transmisje faksów, które nie powiodły się na skutek braku połączenia, sygnału zajętości lub zerwania połączenia. Administrator określa odstęp pomiędzy próbami i ilość retransmisji, po której nadawcy zostaje zwrócona informacja o niepowodzeniu wysłania.

Wysyłanie faksu do wielu odbiorców

Faks może zostać wysłany do dowolnej liczby odbiorców. Administrator może jednak ustalić limit adresatów dla jednego faksu.

Podgląd faksu przed wysłaniem

Użytkownik może wysyłając faks zaznaczyć opcję wstrzymania jego transmisji przez serwer. Pozwala to na sprawdzenie poprawności ostatecznej, graficznej postaci faksu przed jego wysłaniem.

Ograniczenie wysyłania faksów

FACSys pozwala na ograniczenie uprawnień do wysyłania faksów. Możliwe jest ograniczenie uprawnienia wysyłania faksów do określonej listy odbiorców albo wprowadzenie konieczności akceptacji faksów przed wysłaniem przez managera użytkownika.

Narzędzia programistyczne

FACSys Active Fax Messaging Model (AFM SDK)

Active Fax Messaging SDK to biblioteka dostępna z poziomu języków programowania wysokiego poziomu, takich jak Visual Basic, C/C++ i Visual C++, jak również z poziomu języków skryptowych np. VB Script.
Dostęp do SDK jest możliwy również przez Web Service.

DDE

Klient FACSys Desktop może pracować jako serwer DDE dla dowolnej aplikacji korzystającej z tej technologii. Można stworzyć interfejs DDE pomiędzy aplikacją a FACSys'em, który pozwoli na automatyczne wysłanie faksu pod wskazany numer bez konieczności interakcji z użytkownikiem.

Zaszyte sekwencje sterujące (Embedded Codes)

Serwer FACSys może monitorować kolejki wybranych drukarek systemów Windows i Novell NetWare i reagować na zaszyte w strumień wydruku sekwencje sterujące (ang. embedded codes).
Wprowadzając do wydruku określone kody można go kierować na numer faksu i określać parametry transmisji np. godzinę wysłania bez konieczności interakcji z użytkownikiem.
Metoda ta pozwala także na wysyłanie faksów z aplikacji dowolnego systemu operacyjnego np. Unix, czy AS/400.

Moduły dodatkowe

FACSys SMTP Connector

FACSys SMTP Connector to moduł pozwalający na ścisłą integrację serwera faksów z pocztą elektroniczną. Użytkownicy uzyskują pełną funkcjonalność klienta FACSys z poziomu klienta poczty elektronicznej. Dodatkowe zalety tego oprogramowania to:

• pełna odporność na awarie przy powieleniu serwerów (ang. fault tolerance)

• wysyłanie tej samej wiadomości na faks i pod adres pocztowy

• wykorzystanie książki adresowej Contacts programu Microsoft Outlook

• automatyczna synchronizacja kont użytkowników FACSys i użytkowników poczty elektronicznej

FACSys Enterprise Browser

FACSys FACSys Enterprise Browser pozwala użytkownikom na dostęp do serwera faksów poprzez przeglądarkę WWW w sieci lokalnej lub rozległej (również przez Internet). Użytkownicy mogą wysyłać i odbierać faksy z domu i w podróży bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania na swoich komputerach.

FACSys Monitoring Service

FACSys Monitoring Service wysyła automatycznie faks co zadany przedział czasu. Informacje o poprawnym wysłaniu faksu, bądź o błędzie w czasie wysyłania są zapisywane w dzienniku zdarzeń aplikacji systemu Windows, skąd mogą być przechwycone przez systemy monitorowania.

FACSys Connector for Sharp OSA™-enabled MFP.

FACSys Connector for Sharp OSA™ - enabled MFP to moduł pozwalający na integrację serwera faksów z urządzeniami Sharp'a serii MX. Faksy mogą być wysyłane bezpośrednio z urządzeń, moduł pozwala również na dostęp użytkowników do własnych skrzynkek faksowych za pomocą ekranu dotykowego urządzenia, co pozwala na przesyłanie dalej faksów, lub ich wydruk z urządzenia MFP.