Główne zalety usługi:
- zarządzanie pełnym cyklem organizacyjnym eventów
- poprawienie relacji z klientami
i zwiększenie efektywności działań sprzedażowych
- zapanowanie nad ogromną ilością informacji sprzedażowych i marketingowych
Podstawowym celem usługi Event Management Service (EMS) jest umożliwienie osobom nie posiadającym kompetencji technicznych lub informatycznych, zarządzania całym cyklem życiowym wydarzeń takich jak szkolenia, konferencje, seminaria, warsztaty, imprezy okolicznościowe itp. EMS pozwala zarządzać całym cyklem eventu: od momentu powstania pomysłu imprezy, aż do końcowych kontaktów follow-up z indywidualnymi uczestnikami tej imprezy oraz osobami, które wyraziły zainteresowanie, ale nie mogły uczestniczyć w wydarzeniu.
Wyzwania związane z organizacją eventów
Osoby odpowiadające za organizację szkoleń i konferencji wiedzą jak wiele czasu pochłaniają wydawałoby się najprostsze operacje: opublikowanie informacji o imprezie na firmowej stronie WWW, umieszczenie tam formularza rejestracyjnego na imprezę, bieżące zarządzanie rejestracjami uczestników (w tym zbieranie zgód na przetwarzanie danych osobowych) oraz aktualizacja informacji o dostępności wolnych miejsc. Pomimo posiadania bazy klientów uczestniczących w organizowanych imprezach, firmy rzadko przeprowadzają ankiety elektroniczne wśród uczestników bądź potencjalnych uczestników takich imprez – głównie ze względu na brak łatwych w obsłudze narzędzi, które pozwalałyby prowadzić takie działania osobom nietechnicznym – pracownikom działów sprzedaży, marketingu oraz szkoleniowcom.
Rozwiązaniem wszystkich tych problemów jest usługa Event Management Service (EMS) opracowana przez dcs.pl – bogata funkcjonalnie ale jednocześnie łatwa w obsłudze, dedykowana do obsługi eventów. Jest dostępna poprzez przeglądarkę WWW, dzięki czemu nie wymaga instalacji żadnego dodatkowego oprogramowania na komputerach użytkowników.
Zarządzanie pełnym cyklem życia wydarzeń
EMS umożliwia tworzenie opisów różnego rodzaju wydarzeń (eventów), formularzy rejestracyjnych, ankiet, kwestionariuszy oraz bardzo łatwe, wręcz automatyczne, publikowanie ich na stronie WWW należącej do Twojej firmy. W zależności od statusu wydarzenia może być ono widoczne na stronie WWW jako wydarzenie planowane, wydarzenie na które aktualnie prowadzona jest rejestracja lub wydarzenie archiwalne – takie, które już się odbyło. Zmiana statusów wydarzeń i ich opisów dokonuje się na stronie WWW automatycznie – zgodnie z ustawieniami wykonanymi przez organizatora w interfejsie usługi EMS.
Organizator eventu decyduje jakie dane będą zbierane w formularzu rejestracyjnym przeznaczonym dla uczestników danego wydarzenia. Klikając myszą wybiera po prostu z listy wszystkich pól tylko te, które są mu potrzebne przy rejestracji na dany typ wydarzenia. Decyduje również które z danych są obligatoryjne i będą musiały być wpisane przez osoby rejestrujące się na szkolenia, a które są opcjonalne. Nie trzeba przy tym znać żadnych technik programistycznych (HTML, CSS, JavaScript, itp.). Jednorazowo „wyklikany” szablon formularza rejestracyjnego w łatwy sposób może być wykorzystywany przy kolejnych eventach.
EMS uwzględnia wymogi polskiego prawa i umożliwia zbieranie od uczestników zgód na przetwarzanie danych osobowych w różnych celach, np. na potrzeby świadczenia usługi szkoleniowej, na potrzeby prowadzenia działań marketingowych w imieniu firmy lub na potrzeby firmy i współpracujących z nią podmiotów zewnętrznych. Stworzona w ten sposób baza danych o uczestnikach jest do pełnej dyspozycji organizatora wydarzenia i może być wykorzystana w przyszłości do realizacji działań marketingowych, w tym akcji promujących przyszłe wydarzenia, produkty lub usługi. EMS umożliwia realizowanie indywidualnych i grupowych działań marketingowych polegających na wysyłaniu e-maili, faksów lub SMS’ów do wybranego grona odbiorców. Wspomaga również przygotowywanie wysyłek w taki sposób, aby korespondencja taka nie trafiała do osób, które nie wyraziły zgody na otrzymywanie informacji.
Organizator wydarzenia może w pełni kontrolować proces rekrutacji uczestników i posiada na bieżąco wgląd w stan liczbowy rejestrowanych zgłoszeń uczestników. Każda z rejestracji posiada indywidualny status określający stan przetwarzania danego zgłoszenia rejestracyjnego. Dostępne statusy rejestracji to m.in. „na liście uczestników”, „na liście oczekujących”, „rejestracja wycofana” lub „oczekująca na rozpatrzenie”. W ten sposób w każdym momencie dokładnie wiadomo jaki jest stan przetwarzania każdego zgłoszenia rejestracyjnego przechowywanego w EMS.
Dla każdego z wydarzeń dostępna jest szczegółowa statystyka liczbowa zgłoszeń z podziałem na poszczególne statusy rejestracji. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne planowanie frekwencji uczestników na poszczególnych imprezach, jak również prowadzenie dobrze ukierunkowanych działań, np. sprzedaży „last minute” do osób, które kiedykolwiek w przeszłości wyraziły zainteresowanie szkoleniami o danej tematyce.
Wspomaganie pracy handlowca
EMS ułatwia organizowanie wydarzeń – szkoleń, konferencji, seminariów i wielu innych eventów z udziałem uczestników – oraz wspomaga zbieranie rejestracji. Gromadząc w jednym miejscu wszystkie istotne informacje, związane z wydarzeniem lub z całą serią wydarzeń, usprawniając komunikację z obecnymi i przyszłymi klientami, pozwala zdynamizować funkcjonowanie działu sprzedaży i zwiększyć efektywność prowadzonych działań marketingowych.
Usługa EMS umożliwia planowanie pracy handlowców, np. w zakresie wykonywania ukierunkowanych akcji telefonicznych, w trakcie których handlowiec zobowiązany będzie do wypełnienia formularza z kluczowymi informacjami dotyczącymi klienta, jego zainteresowań i preferencji.
Dostarczając funkcje związane z zarządzaniem kontaktami, komunikacją z klientami, obsługą organizowanych wydarzeń oraz wsparciem codziennej pracy handlowców i menadżerów, EMS pomaga usprawnić przepływy wewnątrz przedsiębiorstwa, zwiększyć wydajność pracowników oraz poprawić relacje z klientami. Jednocześnie, dzięki zastosowaniu EMS, firma odzyskuje pełną kontolę nad informacjami o kontaktach jej pracowników z klientami a sami pracownicy efektywniej mogą korzystać ze wspólnie wprowadzanych do EMS informacji. To wszystko przekłada się na osiąganie lepszych wyników finansowych.
EMS jest dystrybuowany w modelu Software as a Service (SaaS). Niniejszy model udostępnienia aplikacji eliminuje konieczność dokonywania inwestycji związanych z zakupem serwerów, licencji na oprogramowanie oraz zatrudnianiem inżynierów obsługujących rozwiązanie. Wszystko co jest potrzebne do korzystania z EMS to podłączony do Internetu komputer wyposażony w przeglądarkę internetową Microsoft Internet Explorer. Wszyscy zainteresowani mogą bezpłatnie zapoznać się z możliwościami EMS rejestrując się na stronie WWW.
Dostawcą usługi jest firma dcs.pl - partner Microsoft certyfikowany na poziomie Gold i wyróżniony tytułem Hosting Solutions Partner of the Year 2008 jako najlepszy partner w zakresie hostingu aplikacji w całym regionie C&EE.